Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)

In der P3 Security Unternehmensgruppe arbeiten Menschen, die jeden Tag dazu beitragen, die Welt ein Stück sicherer zu machen – im Werks- und Objektschutz, bei sensiblen Spezialaufträgen und auf exklusiven Veranstaltungen. Gemeinsam stehen wir für Professionalität, Verlässlichkeit und höchste Qualitätsstandards.

Als Arbeitgeber gehören wir zu den attraktivsten Unternehmen der Sicherheitsbranche. Das bestätigen zahlreiche Auszeichnungen: „Bayerns Best 50“ (2025) des Bayerischen Staatsministeriums, die mehrfache Auszeichnung als kununu Top Company (2024, 2025 und 2026), die Sonderauszeichnung „Herausragende Gehaltszufriedenheit 2025“ sowie die Aufnahme in die Liste der FOCUS Wachstumschampions (2025 und 2026).

Unser Erfolg basiert auf Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und gemeinsam etwas bewegen wollen. Deshalb schaffen wir ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative, Vertrauen und persönliche Weiterentwicklung ausdrücklich gewünscht sind.

Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung arbeitest du unmittelbar an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern. Du hältst der Geschäftsführung organisatorisch und administrativ den Rücken frei, koordinierst anspruchsvolle Themen und unterstützt unter anderem bei der Betreuung von Ausschreibungen und wichtigen Unternehmensprojekten. Dabei sind dein Organisationstalent, deine Diskretion sowie dein freundliches, kompetentes und souveränes Auftreten besonders gefragt.

Du hältst der Geschäftsführung nicht nur den Rücken frei – du denkst mit, voraus und unternehmerisch.

Als persönliche Assistenz bist du eine zentrale Schnittstelle innerhalb unserer Unternehmensgruppe und sorgst dafür, dass organisatorische, kaufmännische und strategische Themen zuverlässig vorangebracht werden.

Dabei erwarten dich unter anderem folgende Aufgaben:

• Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft und übernimmst eigenständig organisatorische, administrative und kaufmännische Aufgaben.
• Du koordinierst Termine, Besprechungen und Geschäftsreisen, bereitest diese professionell vor und stellst eine zuverlässige Nachbereitung sicher.
• Du behältst offene Themen, Fristen und Wiedervorlagen im Blick, setzt Prioritäten und sorgst dafür, dass vereinbarte Aufgaben konsequent weiterverfolgt werden.
• Du übernimmst die professionelle Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern – auf Deutsch und bei Bedarf auf Englisch.
• Du betreust Ausschreibungen und Vergabeverfahren, koordinierst erforderliche Unterlagen, behältst Fristen im Blick und unterstützt bei der strukturierten Erstellung und Einreichung von Angeboten.
• Du unterstützt die Geschäftsführung bei kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen, bereitest Zahlen, Informationen und Unterlagen strukturiert auf und schaffst damit verlässliche Entscheidungsgrundlagen.
• Du kannst grundlegende Vorgänge und Zusammenhänge der Finanzbuchhaltung nachvollziehen, Unterlagen entsprechend einordnen und unterstützt bei der Vorbereitung und Koordination finanzrelevanter Themen.
• Du erstellst Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und weitere Unterlagen für die Geschäftsführung und bereitest komplexe Informationen übersichtlich und adressatengerecht auf.
• Du unterstützt bei bereichsübergreifenden Projekten und übernimmst eigenständig die Koordination ausgewählter Themen und Arbeitspakete.
• Du organisierst interne und externe Meetings, Veranstaltungen und Geschäftstermine und sorgst für einen professionellen Ablauf.
• Du arbeitest eng mit den verschiedenen Fachbereichen unserer Unternehmensgruppe zusammen, koordinierst Informationen und stellst einen zuverlässigen Informationsfluss sicher.
• Du gehst mit vertraulichen und sensiblen Informationen jederzeit absolut diskret und verantwortungsbewusst um.
• Du erkennst Verbesserungspotenziale, bringst eigene Ideen ein und unterstützt dabei, Abläufe und Prozesse effizienter und strukturierter zu gestalten.

Du bist ein Organisationstalent, denkst unternehmerisch und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig deine Aufmerksamkeit verlangen. Dabei überzeugst du durch ein freundliches, kompetentes und souveränes Auftreten und verstehst es, auf unterschiedlichen Hierarchieebenen professionell und verbindlich zu kommunizieren.

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst idealerweise bereits Berufserfahrung in einer Assistenz-, Office- oder vergleichbaren kaufmännischen Funktion mit.
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und vorausschauend und erkennst, was zu tun ist, ohne dass jeder nächste Schritt vorgegeben werden muss.
• Du verfügst über ein gutes kaufmännisches und betriebswirtschaftliches Verständnis und kannst Zahlen sowie wirtschaftliche Zusammenhänge sicher einordnen.
• Die grundlegenden Abläufe der Finanzbuchhaltung sind dir vertraut. Du musst nicht selbst buchen, solltest finanzbuchhalterische Vorgänge und Zusammenhänge jedoch verstehen und nachvollziehen können.
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung mit Ausschreibungen, Vergabeverfahren oder Angebotsmanagement. Entscheidend sind für uns dabei deine sorgfältige Arbeitsweise und dein ausgeprägtes Fristen- und Qualitätsbewusstsein.
• Du bist kommunikationsstark und trittst gegenüber Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Kunden und Geschäftspartnern jederzeit freundlich, kompetent und souverän auf.
• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Du beherrschst die gängigen Microsoft Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint, sicher und effizient.
• Organisation liegt dir: Du kannst priorisieren, koordinieren und auch bei vielen parallelen Themen den Überblick behalten.
• Diskretion, Loyalität und absolute Zuverlässigkeit sind für dich in der direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung selbstverständlich.
• Du übernimmst gerne Verantwortung, bringst eigene Ideen ein und zeichnest dich durch Eigeninitiative, Lösungsorientierung und unternehmerisches Denken aus.
• Ein professionelles und gepflegtes Auftreten sowie ein ausgeprägtes Gespür für Menschen und Situationen runden dein Profil ab.

Darauf kannst du dich bei P3 verlassen

Bei uns übernimmst du eine besondere Vertrauensposition mit direktem Einblick in die Entwicklung einer erfolgreichen und wachsenden Unternehmensgruppe. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen, übernimmst Verantwortung und kannst deine Erfahrung, deine Ideen und dein unternehmerisches Denken aktiv einbringen.

Außerdem kannst du dich auf folgende Vorteile freuen:

• Sicher in die Zukunft: Dich erwartet ein unbefristeter Arbeitsplatz in einer erfolgreichen, wachsenden und krisensicheren Unternehmensgruppe.
• Nah an den Entscheidungen: Durch die direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung erhältst du Einblicke in unterschiedlichste Unternehmensbereiche und bist unmittelbar an wichtigen operativen und strategischen Themen beteiligt.
• Eigenständig arbeiten und Verantwortung übernehmen: Bei uns arbeitest du nicht einfach Aufgaben ab. Du bringst Themen selbstständig voran, erkennst Verbesserungspotenziale und trägst mit deinen Ideen aktiv dazu bei, Abläufe und Prozesse weiterzuentwickeln.
• Vielseitigkeit statt Routine: Von Geschäftsführungsassistenz und Ausschreibungen über kaufmännische Themen bis hin zu bereichsübergreifenden Projekten – dich erwartet eine abwechslungsreiche Position mit einem breiten Aufgabenspektrum.
• Flexibilität, die zu deinem Leben passt: Wir bieten dir die Position in Vollzeit oder Teilzeit und schaffen damit Raum für unterschiedliche Lebensmodelle.
• Ankommen leicht gemacht: Mit einer strukturierten Einarbeitung, persönlichen Ansprechpartnern und kurzen Entscheidungswegen sorgen wir dafür, dass du schnell Sicherheit in deiner neuen Aufgabe gewinnst und Verantwortung übernehmen kannst.
• Entwicklung ausdrücklich erwünscht: Mit regelmäßigen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen wir dich dabei, dich fachlich und persönlich kontinuierlich weiterzuentwickeln.
• Mehr für deine Gesundheit: Profitiere von einer betrieblichen Krankenzusatzversicherung sowie weiteren attraktiven Zusatzleistungen.
• Corporate Benefits: Freue dich auf attraktive Mitarbeiterrabatte bei zahlreichen bekannten Marken und Anbietern.
• Leistung, die sich auszahlt: Dich erwartet eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung, die deiner Erfahrung und Verantwortung gerecht wird.

Bereit für eine Aufgabe mit Verantwortung und Nähe zu unternehmerischen Entscheidungen?

Dann werde Teil der P3 Security Unternehmensgruppe und unterstütze unsere Geschäftsführung dabei, wichtige Themen voranzubringen, Prozesse weiterzuentwickeln und gemeinsam die Zukunft unserer Unternehmensgruppe erfolgreich zu gestalten.

Florian Ahrens
HR & Recruiting Manager